Lãnh đạo phòng
Trưởng phòng: Vũ Thị Phương Oanh. Thạc sỹ ngành Công tác xã hội
Phó trưởng phòng: Đỗ Minh Sơn. Đại học ngành Quản trị kinh doanh
- Vị trí, chức năng:
Tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm về công tác văn thư, lưu trữ, thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác: thi đua khen thưởng, công tác đối nội, đối ngoại, quản lý tài chính, kế toán, quản lý tài sản của Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
Tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm:
a) Xây dựng chương trình, kế hoạch và kết luận chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ công tác hàng tuần, tháng, quý, năm của Trung tâm trình Lãnh đạo Trung tâm ban hành; theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn liên quan thực hiện; hàng tháng, quý, năm tổng hợp kết quả thực hiện, tham mưu, đề xuất, đánh giá việc thực hiện tại Hội nghị Lãnh đạo Trung tâm chủ trì;
b) Xây dựng báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo chuyên đề với các cơ quan cấp trên; phối hợp với các phòng chuyên môn theo dõi, tổng hợp báo cáo các với các cơ quan có thẩm quyền về tổ chức thực hiện công tác dân vận và thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan; Xây dựng lịch tiếp công dân hàng tuần, tham gia Tổ tiếp công dân của Trung tâm;
c) Thường trực theo dõi công tác thi đua, khen thưởng theo quy định;
d) Tổ chức nghiên cứu, tham mưu ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tại Trung tâm; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ quản lý nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ được giao;
đ) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và định kỳ báo cáo Lãnh đạo Trung tâm việc cập nhật, tiếp nhận và xử lý văn bản của các phòng chuyên môn, của các cấp trên hệ thống phần mềm quản lý và điều hành văn bản; Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tiến độ tham mưu, xử lý văn bản của các phòng chuyên môn theo sự chỉ đạo, phân công, giao nhiệm vụ của Lãnh đạo Trung tâm;
e) Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại Trung tâm: kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Giám đốc Trung tâm xem xét, quyết định. Sao chụp, phát hành văn bản, tài liệu. Thu thập, bảo quản an toàn hệ thống hồ sơ, tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật phục vụ công tác chuyên môn; quản lý con dấu theo quy định;
f) Thực hiện các quy định về phòng chống tham nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, bồi thường Nhà nước trong phạm vi Trung tâm;
g) Quản lý tài chính, tài sản, mua sắm và sử dụng tài sản của cơ quan: thực hiện nhiệm vụ dự toán, chi ngân sách của Trung tâm; tổ chức thực hiện mua sắm vật tư, hàng hóa, sửa chữa tài sản; đảm bảo đời sống, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sinh hoạt cho cán bộ, đối tượng theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và thành phố;
h) Thực hiện các nhiệm vụ về công tác đối nội, đối ngoại; công tác lễ tân, phục vụ: tổ chức đón tiếp khách và người dân đến làm việc với cơ quan, hướng dẫn khách đến làm việc với Lãnh đạo Trung tâm; chuẩn bị tổ chức, phục vụ hội nghị, các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo Trung tâm; chăm lo công tác đảm bảo phục vụ, vệ sinh các phòng làm việc của lãnh đạo Trung tâm đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng. Phân công, điều xe, phương tiện phục vụ hoạt động Trung tâm; thực hiện sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cơ quan theo đúng quy định, đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ toàn Trung tâm;
i) Phối hợp với Chi ủy, Ban Chấp hành Công đoàn, Ban Chấp hành Hội Cựu chiến binh, Ban Chấp hành Đoàn thanh niên Trung tâm chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho viên chức, người lao động của Trung tâm theo quy định;
k) Tham mưu thực hiện các quy định về phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão của đơn vị và của cấp trên; Thực hiện các công tác về nghiệp vụ bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn đơn vị.
l) Thực hiện việc tiếp nhận, quản lý nguồn viện trợ, hàng quà, tiền do các tổ chức, cá nhân tặng, ủng hộ hoặc từ thiện.
m) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm.
Cơ cấu tổ chức bộ máy:
– Lãnh đạo Phòng gồm: Trưởng phòng và không quá 2 Phó Phòng.
– Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm 03 bộ phận chuyên môn sau:
+ Bộ phận Kế toán;
+ Bộ phận Văn phòng;
+ Bộ phận Lái xe – Điện nước – Bảo vệ.